Et planorientert byråkrati er en fare for demokratiet

Ambisjonene til politikerne er det ikke noe å si på. Mattilsynet skal sikre forbrukere trygg mat og trygt drikkevann, NAV skal bidra til at flere kommer i arbeid og færre mottar stønad mens Helsedirektoratet jobber for å styrke befolkningens helse og utvikle gode helsetjenester. Samtidig så stoler ikke politikere på byråkrater, og krever at alt viktig arbeid følger en tydelig prosess hvor man 1) planlegger arbeidet som skal utføres, før man 2) gjennomfører i henhold til denne planen.

Denne planorienterte modellen blir sett på som riktig da man må «vite hva pengene går til». Å sette i gang utviklingsarbeid uten en plan blir sett på som anarki eller «hjemme-alene-fest». Forutsetningen i denne uttalelsen er at planen faktisk inneholder en form for sannhet og gir deg kontroll.

Derimot så viser erfaring, gang etter gang, at planen slettes ikke gir den kontrollen man hadde håpet på. Budsjettsprekk, uforutsette problemer og manglende effekter har ført til at mange byråkrater har måtte tatt sin hatt og gå. Sist ute i hardt vær er Bane NOR, hvor det viser seg at den opprinnelige planen til Follobanen var direkte misledende.

Faktisk så store feil at demokratiet blir lurt, gang på gang, til å godkjenne prosjekter som i virkeligheten koster mye mer enn hva vi trodde ved beslutningstidspunktet. Fellesnevneren for en planleggingssprekk er at vi tar på oss litt for vanskelige og komplekse oppgaver i forhold til vår kompetanse.

Men den kanskje største svakheten med planleggingstunge prosjekter, er at alle ressurser blir benyttet til å levere i henhold til planen, og at man da glemmer av den egentlige hensikten til at prosjektet ble etablert. Dette ser vi spesielt innenfor IT prosjekter, og undersøkelser jeg har deltatt i viser at mellom 50 til 90 prosent av de funksjoner som er utviklet i plantunge IT-prosjekter ikke fungerer for brukeren eller gir lovt effekt.

Det er derfor et økende antall ledere i dag angriper disse feilaktige antagelsene om at planlegging er den eneste måten å få kontroll over utvikling av det norske samfunnet, og mange snakker om smidig utvikling. Sentralt i den nye arbeidsmåten er permanente tverrfaglige team som etter hvert opparbeider seg solid kompetanse i forhold til den samfunnsutfordringen de har tatt på seg.

Jeg, på samme måte som alle mine medborgere, forventer at vårt byråkrati og politiske ledelse gir oss et bedre samfunn. Vi må slutte å anta kun fordi noen planleggere mente dette for noen år siden, vi må faktisk dokumentere. Om du fortsatt tror at smidig er en hjemme alenefest som ikke gir deg kontroll, så bør du ta en prat med de som jobber med smidig virksomhetsstyring.