Når systemet styrer menneskene – og ikke omvendt

Innføringen av Helseplattformen i Midt-Norge har skapt overskrifter – og med god grunn. Til tross for gode intensjoner og store investeringer, rapporteres det om økt risiko for pasientskade, lange ventelister, nedbrutt tillit og frustrasjon blant ansatte. Hva gikk galt – og hvordan kan vi gjøre det bedre neste gang?

I Cowork mener vi svaret finnes i dypere forståelse av to nøkkelbegreper:
organisatorisk kompleksitet og balansert styring.

Vi bruker to rammeverk for å forklare det:
Domain-Driven Design (DDD) og Tight–Loose–Tight (TLT).

Kompleksitet kan ikke standardiseres bort

Helseplattformen bygger på Epic – en omfattende, amerikanskutviklet plattform for helsejournaler. Hensikten var god: én felles løsning for hele helsetjenesten i Midt-Norge – sykehus, kommuner, fastleger og psykiatri.

Men helsevesenet er ikke én ting. Det er hundrevis av forskjellige roller, fagtradisjoner, begreper og praksiser. Å “standardisere” dette uten å først forstå hvordan arbeidet faktisk skjer for de som gjør det, er oppskriften på fremmedgjøring.

Det er viktig å merke seg at flere markante og erfarne skikkelser i IT-Norge advarte sterkt mot å ta i bruk Epic i norsk helsesektor. Bekymringene gjaldt særlig systemets manglende fleksibilitet og hvordan det kunne tvinge frem en ensretting som ikke samsvarte med norsk klinisk praksis. Disse advarslene ble i stor grad ignorert.

I etterkant har mange av forklaringene på utfordringene pekt på forhold som manglende omstillingsvilje, svak endringsledelse eller dårlige forberedelser. Dette er viktige faktorer, men de kan også fungere som avledninger – for det fundamentale spørsmålet er: Støtter systemet de faktiske behovene og arbeidsprosessene i hverdagen?

Her kommer Domain-Driven Design inn. DDD handler ikke bare om å forstå “domenet” i teknisk eller forretningsmessig forstand. Det handler om å forstå brukernes forhold til domenet – hvordan de snakker om jobben sin, hva de legger vekt på, hva som gir mening i praksis. Det handler om å gjøre denne forståelsen eksplisitt gjennom et felles språk innenfor rammene av sluttbrukerens arbeidsoppgaver. Vi kaller dette språket for omforent språk (eng, ubiquitous language) – som kobler mennesker, prosesser og systemer sammen på en naturlig måte.

I arbeidet med Helseplattformen ser vi lite tegn til at et felles språk og en omforent forståelse ble etablert i tilstrekkelig grad. Resultatet ble et stort og enhetlig system som i mange tilfeller ikke speilet hvordan arbeidet faktisk utføres – og som derfor opplevdes som vanskelig å tilpasse i praksis.

Når kontroll blir til kaos

Her kommer Tight–Loose–Tight (TLT)-modellen inn som et nyttig kompass for god styring. Den sier at vi må:

1. Tight: Sette tydelige mål og intensjoner
2. Loose: Gi fagfolk frihet til å finne gode løsninger
3. Tight: Følge opp resultatene systematisk

I Helseplattformen synes dette å ha snudd til “tight–tight–tight”: Sterkt fokus på detaljerte prosesser, rigide systemvalg og lite rom for lokal tilpasning. Når helsepersonell opplever at de må omgå systemet for å få gjort jobben, viser det tydelig at systemet konkurrerer med virkeligheten fremfor å støtte den..

Hva Cowork gjør annerledes

Hos Cowork kombinerer vi strategisk tenkning, domeneforståelse og teknologisk gjennomføringskraft. Vi vet at gode IT-løsninger starter med én ting: mennesker.

Vår tilnærming innebærer:

• Å utforske hvordan brukerne faktisk forstår og utfører jobben sin
• Å utvikle tydelige mål og prinsipper (TLT) som gir retning uten å kvele fleksibilitet
• Å skape felles språk og modeller sammen med brukerne (DDD)
• Å bygge systemer som støtter – ikke styrer – den reelle kompleksiteten i arbeidet

Komplekse IT-prosjekter krever mer enn kontroll. De krever empati, struktur og evnen til å lære. Det er her vi skaper verdi - for helsepersonell, pasienter og Norge.

‍